Zielsetzung
Zu den Zielsetzungen der Prozessmodellierung in der zentralen Verwaltung der JGU gehören das Schaffen von mehr Transparenz für alle Prozessteilnehmer, eine stärkere Standardisierung der Prozesse und die Klärung von Zuständigkeiten für die einzelnen Prozessschritte und Schnittstellen. Darüber hinaus können die Abläufe durch eine Reduktion von Schnittstellen und Redundanzen vereinfacht werden, wobei deren Auswirkungen auf die Servicequalität mit in Betracht gezogen werden.
Neben der Erstellung der Endprodukte – wie die visualisierten IST- und ZIEL-Prozesse – ist auch die Organisationseinheiten-übergreifende Projektarbeit von zentraler Bedeutung. Die gemeinsame Aufnahme, Visualisierung und Diskussion der Prozesse fördert das Verständnis für die Gesamtprozesse und die langfristige Zusammenarbeit mit den anderen am Prozess beteiligten Fachbereichen, Abteilungen und Einrichtungen.
Vorgehensweise und Verantwortlichkeiten
- Projektphase: IST-Erfassung
In der ersten Projektphase werden die im Projektauftrag definierten Prozesse von Vertretern der Innenrevision und Organisationsentwicklung, der in der Evaluation untersuchten sowie der weiteren am Prozess beteiligten
Organisationseinheiten (Fachabteilungen/ Einrichtungen/ Fachbereiche) aufgenommen.
Die untersuchte Organisationseinheit benennt eine prozessverantwortliche Mitarbeiterin/ einen prozessverantwortlichen Mitarbeiter, die/ der Mitglied im Projektteam und nach Verabschiedung der Projektvorschläge verantwortlich für die Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen und Prozesse, die Dokumentation und Kommunikation sowie die Weiterentwicklung der Prozesse ist.
- Projektphase: Entwicklung von Optimierungsmaßnahmen und Ableitung des ZIEL-Prozesses
Bereits während der IST-Erfassung werden Optimierungspotentiale identifiziert. In der zweiten Projektphase werden die Prozesse dementsprechend vom Projektteam im Detail überarbeitet und Optimierungsmaßnahmen definiert.
Die inhaltliche Ausarbeitung der Prozesse und der Optimierungsvorschläge erfolgt durch die am Prozess beteiligten Organisationseinheiten. Die Innenrevision und Organisationsentwicklung berät bei der inhaltlichen Ausarbeitung und unterstützt die abschließende Dokumentation der erarbeiteten Prozesse und Optimierungsmaßnahmen.
Die zweite Phase der Prozessmodellierung endet mit der Präsentation des Ergebnisses durch das
Projektteam und dem Auftrag an alle Prozessteilnehmer zur Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen und Prozesse im Rahmen einer Pilotphase.
- Projektphase: Pilotphase zur Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen und Einführung des Ziel-Prozesses
In der dritten Projektphase werden die verabschiedeten Optimierungsmaßnahmen und Prozesse von den am Prozess beteiligten Organisationseinheiten für eine Erprobungsphase (mit definierter Zeitdauer) umgesetzt. Eine zentrale Rolle bei der Implementierung spielt die/ der Prozessverantwortliche. Sie/ er stellt sicher, dass alle Beschäftigten der Organisationseinheit über die Veränderungen informiert werden und diese umsetzen. Sie/ er bleibt mit diesen und den Vertretern der anderen am Prozess beteiligten Organisationseinheiten im engen Kontakt, um Umsetzungsprobleme frühzeitig identifizieren und erforderliche Anpassungen angehen zu können.
Die/ der Prozessverantwortliche veröffentlicht und pflegt die verabschiedeten, visualisierten Prozesse im Intranet (und ggf. im Internet). Die Dokumentation der Prozesse im Intra-/Internet dient der Darstellung der Zuständigkeiten und Schnittstellen sowie einem Festhalten der Projektergebnisse, nicht jedoch der detaillierten Abläufe innerhalb der einzelnen Abteilungen. Es ist keine Erstellung von Prozesshandbüchern geplant.
Auch während dieser Projektphase wird die/ der Prozessverantwortliche von der Innenrevision und Organisationsentwicklung begleitet und unterstützt. Nach Abschluss der Pilotphase erstellt die Innenrevision und Organisationsentwicklung einen Kurzbericht an die Kanzlerin über den Stand der Umsetzung, die Erfahrungen mit den neuen Prozessen und ggf. notwendige Anpassungen.
Implementierung eines fortlaufenden Prozessoptimierungszyklus („lernende Organisation“) [3]
Damit die Prozessmodellierung nicht nur ein einmaliges Projekt mit kurzfristigem Effekt bleibt, sondern zu einem langfristigen und nachhaltigen Veränderungsprozess führt, ist es wichtig im Anschluss an die Pilotphase einen Prozess mit regelmäßigem Erfahrungsaustausch der am Prozess beteiligten Organisationseinheiten, einer Reflexion der Zielerreichung und einer fortlaufenden Verbesserung der Prozesse zu etablieren.
Die/ der Prozessverantwortliche hat die Aufgabe diesen Prozess in die Wege zu leiten. Die Innenrevision und Organisationsentwicklung steht der/ dem Prozessverantwortlichen bei Bedarf unterstützend und beratend zur Seite.
[1] Mit Ausnahme der Organisationseinheiten, die nur wenige Schnittstellen im Prozess haben.
[2] Die Prozessschritte, die innerhalb der anderen Organisationseinheiten im Detail ablaufen, werden nur jedoch soweit erfasst, wie sie für die Schnittstellen relevant sind (z.B. um die Bedürfnisse der anderen Organisationseinheiten besser zu verstehen).
[3] Eine lernende Organisation ist ein System, welches sich ständig in Bewegung befindet. Ereignisse werden als Anregung aufgefasst und für Entwicklungsprozesse genutzt, um die Wissensbasis und Handlungsspielräume an neue Erfordernisse anzupassen. Dem liegt eine offene und von Individualität geprägte Organisation zugrunde, die ein innovatives Lösen von Problemen erlaubt und unterstützt. Ekkehart Frieling & U. Reuther (Hrsg.): Das lernende Unternehmen. Dokumentation einer Fachtagung am 6. Mai 1993 in München Neres Verlag, Bochum 1993.